Den gode kommunikationsplan

Af Søren Hedman, 29. oktober 2019

Den gode kommunikationsplan til events

Sådan skaber du maksimal synlighed for dit event - tips og tricks til den gode kommunikationsplan

I dag, hvor alle er deres egne medier, er det vigtigere end nogensinde, at du på forhånd lægger en klar strategi for, hvad det er, som du ønsker at kommunikere med dit event. Eventbranchen.dk har samlet en række råd til, hvordan man med den rette kommunikationsplan kan få budskabet ud og sikre sig maksimal synlighed af sit event.

Skab klarhed og actionpoints

Uanset om du er på arrangør- eller kundesiden af et event, så skal du for det første gøre dig det 100 procent klart, hvad formålet med eventen er. Beskriv i din kommunikationsplan, hvorfor arrangementet holdes, og hvad du/kunden ønsker, resultatet skal blive. Og lav en udførlig tidsplan sammen med en klar ansvarsfordeling. 

Du skal også gøre eventuelle budskaber, der skal ud, helt klar – og du skal forberede, hvordan du vil få de budskaber indlemmet i alle faser af dit event. Og så skal du have en plan klar for, hvordan du efter dit event vil fortælle kunden, hvad resultaterne blev i forhold til de opstillede mål. 

Den sikreste måde at lande på begge ben på er derfor på forhånd at lave en kommunikationsplan. Her kan du se nogle af de elementer, der bør indgå i din kommunikationsplan.

  • Formål: Beskriv detaljeret hvad målet er for kommunikationen ved dit event.
  • Forventningsafstemning: Arrangerende parter beskriver begge forventningen til eventet. 
  • Budskaber: Hvad er de centrale budskaber? 

Hvem er afsender: Beskriv, hvem der skal kommunikere hvad. Hvem skal sige, fremføre eller præsentere pointerne?

Kanaler: Hvor kan dit event blive omtalt? Hvilke platforme har du adgang til? F.eks. virksomhedens hjemmeside, sociale medier, nyhedsbreve m.v. Har det interesse for medierne? Kan gæsternes sociale kanaler bringes i spil? Skal der bruges budget på annoncering?

  • Tidsplan: Opbyg kommunikationen af dit event i faser. Hvordan får du budskabet med i alle faser?
    • Fase 1: Hvordan kan du skabe hype om dit event, før invitationen ryger ud f.eks. via sociale medier, early bird tilbud m.v.? 
    • Fase 2: Udsendelse af invitation – har du budskabet med? Kan den gøres opsigtsvækkende, så den skaber opmærksomhed på de sociale medier? 
    • Fase 3: Hvordan får du budskabet med, når du skal sende bekræftelse på tilmelding til dine gæster?
    • Fase 4: Udsendelse af reminder – hvordan får du dine gæster til at dele på deres sociale kanaler, at de glæder sig helt vildt til at de skal til dit event?
  • Ansvarlig: Sæt en ansvarlig på hver aktivitet. 
  • Budget: Få de økonomiske rammer beskrevet fra start. 
  • Succeskriterier: Aftal fra start, hvad der skal til for at det er en succes. Antal fremmødte? Omtaler? Delinger på SoMe? Glade medarbejdere? 
  • Feedback: Beskriv hvordan du vil sikre feedback. Og overvej om du evt. skal inddrage gæsterne i evalueringen. Og hvordan i så fald!   

Hele ideen med en kommunikationsplan er at få opstillet den konkrete plan, der skal realiseres. Det vil sikre dig overblik fra start, og giver dig også et realistisk overblik på, hvordan du får din strategi omsat til handling. Det er derfor vigtigt, at du bryder alle tiltag ned i de helt konkrete aktiviteter. Og du skal dele din viden med dem, der skal hjælpe dig med at realisere dit event. Det kan du gøre via en af de mange online-services, så alle kan følge med i evt. ændringer og actionpoints. Du skal heller ikke være bange for at tilføje skemaer til din kommunikationsplan for hver aktivitet, hvis det kan hjælpe dig med et overblik.

Gæsterne er vigtigst 

Husk altid, at ethvert event har gæsterne som det vigtigste. Uden dem, ingen resultater, og netop derfor skal man lang tid før selve eventet bliver afholdt, lægge en plan for, hvem der skal deltage og hvordan man kan gøre det til en oplevelse for dem at deltage. Hvordan inviteres de? Hvordan tilmelder de sig? Hvordan registreres de, og hvordan sikrer man, de kommer? 

De fleste firmaer mener selv, de er ret gode til at styre den del af deres kommunikation før og ved et event, men virkeligheden er, at fokus ofte er på lokation, mad og design af invitationer, mens al energi burde være rettet mod gæsterne og de mål, man vil opnå. Grundlæggende skal gæsterne derfor indgå tidligt i en kommunikationsplan for et event. 

 

Artiklen er fra Eventbranchen Oktober/November 2019

Eventbranchen

EB1 Okt19 forside1

Nyt nummer ude nu!

Læs bl.a. om:

  • Nordic Event
  • Teknikken bag
  • GoodiePack
  • Mad til event
  • Få max synlighed

Læs alt lige her

Nyhedsbrev

Få alle de nyeste trends og følg med i udviklingen inden for eventbranchen.

Tilmeld dig allerede i dag her

Nyt Magasin

Vil du læse spændende historier fra eventbranchen, så glæd dig til at læse vores nye digitale magasin, Eventbranchen.

Det eneste, du skal gøre for at modtage magasinet, er at tilmelde dig vores nyhedsmail.

Det gør du lige her

Alt om Livelyd

Har du brug for mere viden om lydteknik på events og koncerter?

Så er Alt om Livelyd til dig!

Bestil bogen her

Succes med video

Vil du vide mere om at optage video med et digitalkamera?

Så finder du en masse gode tips & tricks i bogen 'Succes med video'.

Bestil bogen her