Hybridmoeder

Af Mette Pettersson, 22. April 2021

Hybridmøder - en ny normal

Selv om jeg hårdnakket påstår, at de fysiske møder kommer stærkt tilbage, så er der nok ingen tvivl om, at det bliver med en ny normal.

Vi blev pludselig tvunget til at lære om både virtuelle møder og online konferencer, og de viste sig at være både mulige, tidsbesparende og økonomiske.

Virksomheder, mødeplanlæggere og eventmanagere synes at være enige om, at flere arrangementer fremover vil have en virtuel komponent, og branchen er nok nødt til at indstille sig på, at den virtuelle mødeform er kommet for at blive.

 

Læs Eventbranchen Marts/April 2021 her

 

Alle er samtidig enige om, at det virtuelle møde ikke kan erstatte det nærvær og netværk, vi opnår, når vi mødes fysisk.

Derfor vil der fremover være stigende efterspørgsel på de såkaldte ‘hybridmøder’.

Hvad er hybridmøder?

Et hybridmøde er en kombination af et fysisk og et virtuelt møde. Nogle deltagere sidder altså sammen i et mødelokale, og samtidig er der oplægsholdere og/eller øvrige deltagere med fra andre lokationer.

Det er naturligvis vigtigt, at udstyret er af højeste kvalitet i både lyd og billede, og de bedste systemer har intelligente funktioner, som automatisk følger og zoomer ind på den, der taler.

Selv en foredragsholder, som bevæger sig rundt i lokalet, vil hele tiden være i fokus, hvilket sikrer, at alle kan høre, men også se kropssprog og ansigtsudtryk.

Det lyder måske kompliceret, men det kan faktisk klares med ret begrænsede opgraderinger af AV-udstyret. Udgiften til et hybrid-venligt mødelokale starter ved omkring 10.000 kroner, og de fleste systemer er plug-and-play med et USB-stik.

Hvad med deltagerne?

Den største udfordring ved virtuelle eller delvist virtuelle møder og events er at få de virtuelle deltagere til at føle sig som en del af helheden og at holde engagementet oppe dagen igennem.

Før mødet

  • Send en lille pakke til de deltagere, som skal deltage virtueltUanset om de sidder i en gruppe eller hver for sig hjemme, giver det dem en følelse af at være en del af teamet og vigtige for mødets resultat. Den kan indeholde en T-shirt med temaet for dagen, en pose slik, gode høretelefoner eller lignende.
  • Lav en hybrid-venlig agendaNår nogle deltagere er online, er det ekstremt vigtigt at involvere og engagere dem. Indlæg ekstra mange break-outs, spørgsmål, opgaver, pauser til interaktiv dialog og icebreakers.
  • Del agendaenSørg for at alle deltagerne er helt klar på, hvad agendaen er, og hvordan mødet er bygget op. 
  • Kommunikér formåletEr det teambuilding, strategilægning, problemløsning, beslutningstagning, idégenerering, statusopdatering, videndeling eller noget helt andet? 
  • Fordel rollerFor at sikre en højere grad af engagement, vil det være en god idé at fordele nogle roller forud for mødet.Moderator – sørger for, at alle kan komme til orde, stille spørgsmål og kommentere.Tidsstyrer – holder øje med, at agendaen overholdesReferent – noterer de vigtigste punkterSjove/kreative/faglige indslagTeknisk hjælp – til at løse småknuder i løbet af dagen
  • Sæt retningslinjerBør de have kamera på under hele mødet?Bør de undlade mobil eller arbejde ved siden af?Hvad forventes det, at de byder ind med?Hvad skal de forberede?
  • Hav styr på teknikken (og en plan B)Send deltagerne et log-in og detaljer et par dage i forvejen, så de har mulighed for at sikre sig, at de har den nødvendige software og kan logge ind uden problemer.
  • Få dine deltagere engageret allerede inden mødet begynderBed dem sende spørgsmål om den udsendte agenda, lav en afstemning om hvilke emner, de helst vil dykke ned i eller lav en meningsmåling om noget relevant på forhånd.

Under mødet

  • Byd velkommen
    Præsentér hver gruppe med lidt smalltalk til at løsne op for stemningen, lav en joke, stil et par spørgsmål, skab en relation på tværs af afstanden. 
  • Gennemgå agenda og formål.
    Kommunikér agenda og formål med dagen og gør det klart, at når vi har opnået disse punkter, er vi færdige. (og så kan I holde fri…?)
  • Best practice + tips og tricks til deltagerne
    Det kunne være ting som at have sit kamera på, se ind i kameraet når man taler, slå sin lyd fra, når man ikke taler, bruge chat funktionen til kommentarer og spørgsmål undervejs, sige sit navn inden man taler, lægge telefonen væk, slukke for notifikationer m.m.
  • Start med en icebreaker!!! (og husk dem igennem dagen)
    Det aktiverer den højre hjernehalvdel og fordrer kreativitet og deltagelse. 
  • Brug de mange virtuelle værktøjer
    Man kan for eksempel bruge en virtuel opslagstavle, idégenereringsværktøjer, virtuelle whiteboards og andre kreative samarbejdsmetoder, og I kan løbende lave meningsmålinger og afstemninger. 
  • Husk masser af breaks
    Når man arbejder virtuelt, er det afgørende, at der er indlagt masser af korte pauser, break-outs, spørgsmål, opgaver m.m., som kan bringe deltagerne i spil og holde dem engagerede. 
  • Slut af med recap og next steps
    Hvad er vi nået frem til, hvem gør hvad, og hvornår ses vi igen?
  • Lav en god afslutning
    Afslutningen er næsten ligeså vigtig som indledningen. Sørg for at få rundet mødet ordentligt af og fortæl, hvornår deltagerne kan forvente, at der følges op.

Efter mødet

  • Følg op – gerne allerede næste dag!
    Send highlights fra mødet, de vigtigste beslutninger og resultater eller et sjovt/engagerende referat og evt. et par sjove kommentarer eller billeder fra dagen.
  • Gentag “aftalen”
    Hvad aftalte vi, hvem gør hvad, forventninger og opgaver + deadlines. Så sikrer du, at der er forventningsafstemt, og alle kender deres ansvar for opgaven fremover.
  • Bed om evaluering
    Vær ikke bange for at bede om konstruktiv kritik. Hvad fungerede godt og knap så godt, og hvordan kan du forbedre det til næste gang?
  • Lav intern evaluering
    Sørg også for at få evalueret internt og få nedskrevet do’s & dont´s til næste gang, så bliver forberedelsen nemmere for hvert møde.

 

Læs Eventbranchen Marts/April 2021 her

 

Sidst men ikke mindst…

Selv med god forberedelse, kan det ske, at der opstår akavede pauser, tekniske udfordringer og fumlefejl. Lær af det til næste gang og husk, at vi er landet i denne virtuelle suppedas sammen og ofte mod vores ønske.

Men lov mig, at vi også snart skal mødes igen – sådan rigtigt, ok?

 

Artiklen er fra Eventbranchen Marts/April 2021


Om Mette Pettersson:

Mette PetterssonMette Pettersson har beskæftiget sig med hospitality i 27 år og haft så forskellige titler som receptionist og direktør for et 5-stjernet spahotel. Senest har Mette været forretningsudvikler hos Danske Konferencecentre, hvor hun har fået indgående kendskab til konferencemarkedet i Danmark.

Mette har nu etableret egen konsulentvirksomhed Karpos, hvor hun hjælper virksomheder med alle processer fra idéudvikling til implementering.


 

Eventbranchen

EB 1a 21

Nyt nummer ude nu!

Læs bl.a. om:

  • Visuelle oplevelser
  • Hybridmøder
  • Streaming
  • Eventteknologi
  • Nyt eventformat
  • Forlæng dit event

Læs alt lige her

Nyhedsbrev

Få alle de nyeste trends og følg med i udviklingen inden for eventbranchen.

Tilmeld dig allerede i dag her

Nyt Magasin

Vil du læse spændende historier fra eventbranchen, så glæd dig til at læse vores nye digitale magasin, Eventbranchen.

Det eneste, du skal gøre for at modtage magasinet, er at tilmelde dig vores nyhedsmail.

Det gør du lige her

Alt om Livelyd

Har du brug for mere viden om lydteknik på events og koncerter?

Så er Alt om Livelyd til dig!

Bestil bogen her

Succes med video

Vil du vide mere om at optage video med et digitalkamera?

Så finder du en masse gode tips & tricks i bogen 'Succes med video'.

Bestil bogen her